수출바우처에 선정됐다면,해외 전시는 무엇부터 준비해야 할까요?

수출바우처 선정 결과를 받고 나면 오히려 그 다음이 막막해지는 경우가 있습니다.

신청할 때는 선정되는 게 가장 큰 일이었는데, 막상 예산이 확보되고 나면 해야 할 일이 뭔지 모르겠거나, 해야 할 일들이 한꺼번에 보이기 시작합니다.

참가할 전시회는 어느 정도 정해져 있고, 부스나 제작물도 알아볼 수 있습니다.

그런데 정작 이번 전시에서 누구를 만나야 하는지, 만나기 전에 무엇을 준비해야 하는지는 아직 정리되지 않은 경우가 많습니다.

수출바우처에 선정됐다고 해서 전시 준비가 자동으로 끝나는 건 아닙니다.

예산이 생긴 다음에는 그 예산을 어디에 쓰고, 누가 어떤 일을 맡을지, 그리고 누구를 만나서 무엇을 할 지를 정해야 합니다.

이 글에서는 수출바우처 선정 이후 해외 전시 영업을 준비할 때 무엇부터 보면 되는지 정리해보겠습니다.

먼저, 내가 선정된 사업의 조건부터 확인합니다

수출바우처는 선정 기업이 필요한 수출지원 서비스와 수행기관을 골라 이용하는 제도입니다.

공식 서비스 분류에는 ‘전시회/행사/해외영업지원’도 포함돼 있습니다.

다만 지원 한도나 자부담 비율, 사업 기간은 사업마다 다를 수 있기 때문에 선정된 공고와 협약 내용을 먼저 확인해야 합니다.

처음에는 먼저 두 가지만 확인해보면 됩니다.

• 사용할 수 있는 예산이 얼마인지
• 언제까지 집행하고 정산해야 하는지

이 두 가지를 알아야 이후 일정과 견적도 현실적으로 잡을 수 있습니다.

그다음은 이번 전시에서 누구를 만날지 정합니다

부스는 계약하면 생기고, 소개 자료는 제작하면 나옵니다.

하지만 누구를 만나고 어떤 이야기를 나눌지는 따로 준비해야 합니다.

전시를 준비하다 보면 실제로 이런 일이 발생합니다.

• 이번 전시에서 무엇을 확인할지 정하기
• 참가 기업 중 만나볼 곳 추리기
• 담당자를 찾아 미리 연락하기
• 미팅 일정 잡기
• 현장에서 나눈 내용 기록하기
• 돌아온 뒤 다시 연락하기

이 중 어디까지 팀 내부에서 할 수 있는지 먼저 나눠보는 게 좋습니다.

팀 안에서 맡을 사람이 있다면 직접 하면 됩니다.

반대로 사람이 없거나 시간/리소스가 부족하다면 미리 구분하고 준비해둬야 합니다.

이 표는 수출바우처 지원 항목을 정리한 표가 아닙니다.

이번 전시에서 실제로 누가 무슨 일을 해야 하는지 확인하기 위한 표에 가깝습니다.

예산부터 나누기보다, 해야 할 일부터 정리해보는 편이 낫습니다

수출바우처에 선정되고 나면 바로 예산을 어떻게 나눌지부터 생각하기 쉽습니다.

그런데 부스나 제작물처럼 금액이 눈에 바로 보이는 항목부터 예산을 잡으면, 사전 연락이나 후속 영업처럼 사람이 직접 해야 하는 일은 뒤로 밀리기 쉽습니다.

그래서 순서를 조금 바꾸는 게 좋습니다.

1. 이번 전시에서 해야 할 일을 먼저 정리합니다.
2. 각각의 task를 분담합니다.
3. 내부에서 담당하기 어려운 일을 정리합니다.
4. 필요한 외부 지원과 비용을 확인합니다.
5. 그중 수출바우처로 사용할 수 있는 항목을 확인합니다.

이렇게 해두면 견적을 받을 때도 질문이 훨씬 구체적이 됩니다.

단순히 ‘얼마인가요?’라고 묻는 것보다,

“이 비용에는 전시 전 사전 연락부터 현장 대응, 복귀 후 후속 연락까지 어디까지 포함돼 있나요?”

라고 물어보는 편이 실제 필요한 범위를 확인하기 쉽습니다.

필요한 서비스와 바우처로 결제 가능한 서비스는 따로 봐야 합니다

여기서 한 가지는 구분해야 합니다.

우리 팀에 필요한 일이라고 해서 반드시 수출바우처로 결제할 수 있는 것은 아닙니다.

계약하기 전에는 운영기관이나 수행기관을 통해 아래 내용을 확인하는 게 좋습니다.

• 해당 서비스를 이용할 수 있는지
• 사업 기간 안에 수행과 정산이 가능한지
• 별도로 부담해야 하는 비용이 있는지
• 어떤 계약서나 증빙이 필요한지

정산 기준은 운영기관과 사업에 따라 달라질 수 있으니 최신 안내를 기준으로 확인해야 합니다.

Scailout 서비스 가격도 지원금과는 별개입니다.

현재 Scailout Project는 2개월, 500만원부터 시작합니다.

이 금액은 Scailout 서비스의 시작 가격이고, 수출바우처 지원 한도나 다른 기업의 일반적인 계약금액을 뜻하지 않습니다.

실제 견적은 이번 전시에서 필요한 업무 범위를 확인한 뒤 정합니다.

부스 설치, 물류, 통역은 기본 서비스에 포함되지 않으며 필요한 경우 별도로 확인해야 합니다.

그리고 Scailout 서비스를 수출바우처로 결제할 수 있는지는 선정된 사업과 계약 조건에 따라 따로 확인해야 합니다.

이미 정해진 게 있다면 거기서부터 시작하면 됩니다

수출바우처에 선정됐다고 해서 처음부터 모든 계획을 다시 세울 필요는 없습니다.

이미 정해진 게 있다면 거기서부터 확인하면 됩니다.

• 참가가 확정된 전시회
• 현재 쓰고 있는 제품 소개자료
• 만나고 싶은 고객 유형
• 이미 연락해본 해외 기업
• 선정된 사업명과 사용 조건

이 자료를 놓고 보면 이번 전시에서 무엇을 확인해야 하는지, 누구를 만나야 하는지, 미리 어디까지 연락해야 하는지 정하기가 훨씬 쉬워집니다.

Scailout과 상담할 때도 모든 준비가 끝난 상태일 필요는 없습니다.

전시회와 제품, 만나고 싶은 고객 정도만 정해져 있어도 됩니다.

이미 연락한 해외 기업이나 기존 리드가 있다면 그것도 같이 보면 좋습니다.

이번 전시 한 번에 집중하고 싶다면 Scailout Project, 이미 어느 정도 검증된 시장에서 신규 타깃 발굴과 기존 리드 관리를 계속해야 한다면 Scailout Pipeline 방식으로 볼 수 있습니다.

두 방식이 각각 어떤 일을 맡는지는 해외 전시 서비스 페이지에 정리되어 있습니다.

지원사업 예산을 사용할 예정이라면 선정된 사업명과 사용 조건도 함께 알려주세요.

먼저 이번 전시에서 실제로 필요한 일을 정리하고, 그다음 어떤 비용을 지원사업 예산으로 쓸 수 있는지 확인하면 됩니다.

자주 물어보는 질문

수출바우처로 Scailout 서비스를 결제할 수 있나요?

사업과 계약 조건에 따라 달라, 별도 확인이 필요합니다. 지원 대상 서비스와 정산 규정은 수행기관과 사업마다 다릅니다. 선정 통보서와 협약 내용을 먼저 확인하시고, 결제 가능 여부는 수행기관 또는 저희 쪽에 문의 주시면 함께 확인해 드립니다.

전시는 이미 정해져 있는데, 그래도 준비할 게 있나요?

있습니다. 부스와 제작물은 계약하면 나오지만, 누구를 만날지와 만나기 전에 무엇을 할지는 따로 정해야 합니다. 참가 기업 조사, 사전 컨택, 미팅 확보가 여기에 해당합니다.

부스 시공이나 통역도 포함되나요?

기본 서비스에는 포함되지 않습니다. 부스 설치, 전시품 운송·물류, 통역, 현지 채용 등은 기본 범위에 들어가지 않습니다. 필요하신 경우 별도로 문의를 주셔야 지원 가능 여부를 확인해 드릴 수 있습니다.