해외 전시회 가기 전,미팅은 어떻게 잡아두나요?

해외 전시나 출장 일정이 잡히면 항공권, 숙소, 부스 준비부터 하게 됩니다.

미팅은 현장에 가서 잡아도 되지 않을까 생각할 수도 있습니다. 실제로 전시장 안에서 처음 만나 대화가 이어지는 경우도 있고요.

다만 저희는 가능하면 출국 전에 몇 건이라도 미팅을 잡고 가려고 합니다.

현장에 도착해서 처음 사람을 찾기 시작하는 것과, 이미 만나기로 한 사람이 있는 상태에서 움직이는 건 생각보다 차이가 큽니다.

누구를 언제 만날지 정해져 있으면 그 사람에 대해 미리 알아볼 수도 있고, 어떤 이야기를 할지도 준비할 수 있습니다. 부스 일정이나 이동 동선을 짜기도 훨씬 수월하고요.

저희가 실제로 전시회 전에 미팅을 준비할 때는 아래와 같이 진행합니다.

보통 한두 달 전부터 연락을 시작합니다

미팅 자체는 30분이면 끝나지만, 그 한 건을 잡는 데는 꽤 시간이 걸립니다.

먼저 만날 만한 회사를 찾고, 그 안에서 담당자를 찾습니다. 연락을 보낸 뒤 답을 기다려야 하고, 한 번 답이 없으면 다시 연락하기도 합니다.

답이 오더라도 바로 일정이 정해지는 건 아닙니다. 서로 가능한 날짜를 맞추고 장소까지 정해야 합니다.

그래서 보통 출국 1~2개월 전부터 시작합니다.

특히 큰 전시회는 행사 날짜가 가까워질수록 상대 일정도 빠르게 찹니다. 2~3주 정도 남겨두고 처음 연락을 시작하면 답을 기다리거나 한 번 더 연락할 시간이 부족한 경우가 많았습니다.

저희는 이런 순서로 준비합니다

실제 업무가 이 순서대로 하나씩 끝나는 건 아닙니다.

새로운 회사를 찾는 동안 이미 연락한 곳에서 답이 오기도 하고, 일정 하나를 잡는 동안 다른 곳에 계속 메시지를 보내기도 합니다.

그래도 처음부터 연락만 많이 보내기보다는, 어떤 회사의 누구에게 왜 연락하는지 정도는 정리한 뒤 시작합니다.

참가기업 명단 외에도 같이 봅니다

전시회 준비를 시작하면 가장 먼저 참가기업 명단을 보게 됩니다.

그런데 실제 현장에는 참가기업만 오는 게 아닙니다.

부스는 내지 않지만 행사에 오는 기업도 있고, 구매나 파트너십 담당자가 참관객으로 방문하기도 합니다.

그래서 저희는 참가사 명단만 보지 않고 행사 기간에 현지에서 만날 만한 기업도 같이 찾습니다.

VivaTech 2026에서 함께한 3D AI 팀은 참가사와 파리 현지 기업을 포함해 573곳을 조사했습니다.

MWC 2026에서는 전체 1,136곳을 봤습니다.

물론 이 회사들을 전부 만나려고 한 건 아닙니다.

먼저 넓게 찾아본 뒤, 실제로 연락해볼 곳을 다시 정했습니다.

VivaTech에서는 573곳 중 291명에게 연락했습니다

VivaTech에 갔던 3D AI 팀은 제품이 실제로 쓰일 수 있는 곳을 기준으로 타깃을 찾았습니다.

이 팀의 제품은 디자인부터 생산까지 걸리는 시간을 줄이는 데 강점이 있었습니다.

그래서 패션만 보지 않고 주얼리, 아이웨어처럼 디자인과 생산 과정에서 비슷한 문제가 생기는 업종까지 같이 찾아봤습니다.

그렇게 회사들을 찾은 뒤에는 담당자를 다시 찾았습니다.

회사 이름만 알아서는 연락을 보낼 수 없으니까요.

최종적으로 LinkedIn을 통해 291명에게 연결 요청을 보냈습니다.

291명 중 59명이 연결을 수락했고, 4명에게 답이 왔습니다.

그중 세 팀과 파리에서 직접 만났습니다.

숫자만 놓고 보면 573곳을 찾아서 미팅 세 건을 잡은 셈입니다.

하지만 그 세 건은 현장에서 우연히 만나 생긴 미팅이 아니라, 출국 전에 상대를 찾고 연락해서 날짜와 장소까지 잡아둔 미팅이었습니다.

몇 건의 미팅을 미리 잡으려면 앞에서 생각보다 많은 회사를 찾아보고 연락해야 합니다.

그래서 전시가 임박한 뒤 시작하기보다는 조금 여유를 두고 준비하고 있습니다.

291건의 연락이 실제 미팅까지 어떻게 이어졌는지는 글 하나로 따로 정리했습니다 — 해외 전시회 전 링크드인 아웃리치, 실제로 이렇게 진행했습니다.

같은 회사에서도 누구에게 연락하느냐가 다릅니다

회사까지 정했다고 바로 메시지를 보내지는 않습니다.

같은 회사 안에서도 사업개발 담당자와 기술 담당자, 구매 담당자가 보는 건 다릅니다.

저희 제품을 실제로 볼 사람이 누구인지 먼저 찾아보고 그 사람에게 연락합니다.

이 과정이 생각보다 오래 걸리기도 합니다.

직책만 보고 바로 알기 어려운 경우도 있고, LinkedIn 프로필이나 현재 맡고 있는 업무를 더 확인해야 할 때도 있습니다.

그래서 타깃 기업을 찾는 것과 담당자를 찾는 일을 따로 보고 있습니다.

답이 오면 바로 날짜를 맞춥니다

상대가 관심을 보이며 답을 줬다면 그다음에는 가능한 빨리 일정을 잡습니다.

며칠 뒤 다시 연락해야지 하고 미루다 보면 상대 일정이 먼저 차는 경우가 있습니다.

그래서 가능한 날짜를 몇 개 보내고, 상대가 고르면 시간과 장소까지 이어서 정합니다.

“행사장에서 뵙겠습니다” 정도로 끝내면 당일에 다시 연락을 주고받아야 합니다.

가능하면 어느 날 몇 시에 볼지, 상대 부스에서 만날지 행사장 안 다른 장소에서 볼지까지 미리 정해둡니다.

미팅이 잡히기 시작하면 현장 일정도 같이 봅니다

미팅이 하나씩 잡히면 그때부터는 현장 일정도 같이 정리합니다.

부스를 운영하는 팀이라면 누가 자리를 지킬지도 봐야 하고, 행사장이 크다면 이동 시간도 생각해야 합니다.

MWC나 CES처럼 규모가 큰 전시는 같은 행사장 안에서도 이동에 시간이 꽤 걸립니다.

오전 미팅과 다음 미팅의 장소가 멀면 중간에 다른 일정을 넣기 어려울 수도 있습니다.

그래서 단순히 미팅 건수만 늘리기보다 실제로 소화할 수 있는 일정인지 계속 확인합니다.

현장에 가서 급하게 하루 일정을 다시 짜는 일을 조금이라도 줄이기 위해서입니다.

예전에 연락했던 사람도 다시 봅니다

전시회를 준비한다고 매번 타깃을 처음부터 새로 찾을 필요는 없습니다.

지난 출장에서 받은 명함이나, LinkedIn에서 연결만 되고 대화가 멈춘 사람도 다시 봅니다.

예전에 이메일을 보냈는데 당시에는 답이 없었던 회사도 있습니다.

시간이 지났거나 이번 출장 목적이 달라졌다면 다시 연락해볼 수 있습니다.

그래서 새 타깃을 찾기 전에 기존에 가지고 있는 리스트도 함께 확인합니다.

어디까지 연락했는지, 어떤 이야기를 했는지, 이번에 다시 만나볼 이유가 있는지를 보고 새로운 타깃을 추가합니다.

전시 전후로 Scailout이 하는 일은 해외 전시 서비스 페이지에 정리해두었습니다.

서비스 가격과 준비 방식은 전시 준비 가이드에서 확인하실 수 있습니다.

참가기업 명단을 받은 뒤 어떤 회사를 먼저 볼지는 참가기업이 수백 곳인데 누구를 만나야 하나요에서 조금 더 자세히 다뤘습니다.

저희도 모든 미팅을 출국 전에 잡고 가지는 못합니다.

그래도 미리 잡혀 있는 약속이 몇 개만 있어도 현장에서 움직이는 방식은 꽤 달라집니다. 그래서 가능하면 출국 전부터 만날 사람을 찾고 먼저 연락하는 데 시간을 쓰고 있습니다.