해외 출장에서 ‘누구를 만날지’부터‘다음에 뭘 할지’까지

CES 2026에서 함께한 한 팀은 대표님과 개발자 두 분이 부스를 운영하고 있었습니다.

문제는 두 분 다 부스를 오래 비우기 어렵다는 거였습니다. 낮에는 계속 방문객을 만나야 했고, 저녁에도 일정이 잡혀 있었습니다.

그런데 전시회에 가면 부스만 보고 있을 수는 없습니다.

오늘 만난 사람 중 다시 연락할 사람을 골라야 하고, 새로 알게 된 기업도 찾아봐야 하고, 다음 날 만날 사람과 방문해야 할 부스도 정리해야 합니다.

저희는 현지 Talent와 리드 정리를 같이 도왔고, 추가로 만나 볼만 한 기업을 찾고 다시 연락할 사람도 정리했습니다. 전시회 전부터 잡아둔 미팅도 따로 진행했고요.

사실 해외 전시회에서 일이 가장 많이 꼬이는 지점이 여기입니다.

가기 전에는 만나고 싶은 회사도 정해놓고 미팅도 잡아놓지만, 현장에 가면 계속 변수가 생깁니다.

가기 전에 준비한 리스트가 현장에서 그대로 진행되지는 않습니다

CES에서도 그랬습니다.

생각보다 반응이 좋은 기업이 있었고, 만나보니 fit이 잘 맞지 않는 곳도 있었습니다. 원래 리스트에는 없었지만 현장에서 새로 만나볼 팀들도 생겼고요.

철저하게 준비하고 계획을 세워서 가도 그때그때 다시 정해야 했습니다.

오늘 만난 사람 중 누구에게 다시 연락할지, 내일은 어느 부스에 먼저 갈지, 어떤 미팅에 시간을 더 써야 할지.

행사장이 크다고 해서 모든 곳을 다 볼 수 있는 건 아니니까요.

그래서 저희는 회사명과 연락처만 모으지는 않습니다.

왜 이 회사를 보려고 했는지, 누구와 이야기했는지, 어떤 이야기가 나왔는지, 다음에는 뭘 확인해야 하는지까지 같이 남겨 둡니다.

그래야 현장에서 계획이 바뀌어도 다시 판단할 수 있거든요.

리스트를 만들기 전에 먼저 확인하는 것

처음부터 단순하게 회사 100곳, 200곳을 찾는 방식으로 시작하지는 않습니다.

이번 출장에서 누구를 만나서 뭘 얻어오고 싶은지를 먼저 파악합니다.

시장 반응을 보려는 팀도 있고, 실제 도입 가능성이 있는 고객을 만나려는 팀도 있습니다. 유통 파트너나 현지 파트너를 찾는 경우도 있고요.

목적이 다르면 만나야 할 사람도 달라집니다.

그래서 참가기업이나 예상 방문자를 볼 때도 단순히 업종만 맞는지를 보지는 않습니다.

• 이 회사가 왜 우리 제품을 볼 만한지
• 실제로 누구에게 연락해야 하는지
• 지금 연락해볼 만한 곳인지

이 정도를 기본적으로 같이 확인합니다.

그다음 이메일이나 링크드인으로 연락하고, 그 다음 반응을 확인하죠.

미팅이 잡혔다면 여기서 또 하나를 준비합니다.

그래서 이 사람을 만나서 뭘 확인할 것인가?

상대가 어떤 문제를 가지고 있고 무엇을 원하고 있을 지, 지금 이야기하는 사람이 실제 검토 과정에서 어떤 역할을 하는지, 다음 후속으로 넘어가려면 뭘 더 알아야 하는지.

저희가 미팅 전에 가장 많이 리서치 하는 것도 결국 이런 내용입니다.

명함을 많이 받는 것 자체가 목표는 아닙니다.

물론 첫 만남에서 바로 PoC나 도입 이야기가 나오는 경우는 많지 않습니다. 아직 제품이나 메시지를 다듬는 단계라면 시장 반응을 보는 미팅이 될 수도 있습니다.

그럴 때도 최소한 이번 미팅에서 무엇을 확인할지는 정하고 진행해야 합니다.

미팅이 끝나면 바로 다음 할 일이 생깁니다

예를 들어 상대가 제품 자료를 보내달라고 했다고 해보겠습니다.

그냥 CRM에 ‘자료 전달’이라고만 적어두면 며칠 뒤에는 왜 보내달라고 했는지 기억이 잘 안 납니다.

어떤 기능에 관심을 보였는지, 기술 관련 질문이 있었는지, 내부에서 누구와 다시 검토해야 하는지까지 같이 남겨두는 편이 좋습니다.

그래야 출장에서 돌아온 뒤에도 대화를 이어서 진행할 수 있습니다.

누구에게 자료를 보낼지, 누구에게 질문을 하나 더 할지, 어떤 곳에는 제안을 해볼지 정할 수 있으니까요.

Scailout에서 쓰는 STEP 01~06도 결국 이 흐름입니다.

출장 전에는 누구를 볼지 정하고 먼저 연락합니다.

현장에서는 실제로 만나면서 우선순위를 계속 조정합니다.

돌아온 뒤에는 그 대화의 후속을 계속 이어갑니다.

Scailout에서는 위 세 flow를 따로 보지 않고 한 흐름으로 가져갑니다.

그렇다고 모든 판단을 저희가 직접 하지는 않습니다.

저희가 하는 건 그 판단을 할 수 있게 필요한 정보를 계속 정리해드리는 것이지,어느 회사를 가장 중요하게 볼지, 어떤 조건으로 제안할지, 실제 협업을 할지는 고객사가 결정합니다.

그래서 처음 시작할 때도 제품 원페이지, 데모 영상, 회사 소개서, 가격 정책, 레퍼런스 같은 자료를 먼저 확인합니다.

제품을 어느 정도 알아야 만나야 할 회사와 사람도 제대로 찾을 수 있으니까요.

출장 기간 이후에는 새로 찾은 리드를 같이 보고, 우선순위를 조정하고, 필요한 액션을 업데이트합니다.

서비스가 끝난 뒤에는 타깃 리스트와 담당자, 접촉 이력, 미팅 기록, 다음 액션 등을 정리합니다.

CSV나 XLS로 내려받아서 이후에도 이어서 사용할 수 있습니다.

전시회 관련 일을 전부 맡는 건 아닙니다

여기서 많은 고객사 분들이 자주 헷갈려 하시는 부분도 있습니다.

Scailout이 맡는 건 부스 제작이나 전시품 운송 같은 전시 운영 전반이 아닙니다.

CES에서 현지 Talent와 부스 응대를 함께했던 것도 해당 프로젝트에서 별도 논의 후 진행한 내용이며, 모든 프로젝트에 기본적으로 위와 같은 서비스가 제공되는 것은 아닙니다.

출장 전에 어떤 도움이 필요한지 알려주시면 저희가 제공 가능한 서비스 범위를 안내해드립니다.

한 번의 출장만 같이할 수도 있고, 이후까지 이어갈 수도 있습니다

현재 Scailout은 Project와 Pipeline 두 가지 방식으로 운영하고 있습니다.

Scailout Project는 특정 전시회나 해외 출장처럼 일정과 목표가 정해져 있을 때 진행하는 2개월 단위 프로젝트입니다.

어느 시장과 행사를 볼지 정하는 것부터 타깃 조사, 사전 접촉, 현장 미팅, 이후 후속 연락까지 같이 진행합니다.

프로젝트가 끝나면 결과와 이후 진행 방향을 Closeout 리포트로 정리합니다.

Scailout Pipeline은 이미 보고 있는 해외 시장/국가가 있고, 새로운 타깃을 계속 찾거나 기존에 만난 사람들과의 관계를 이어가야 하는 팀을 위한 방식입니다.

최소 6개월 단위로 운영하며 기존 리드 팔로업, 신규 타깃 발굴, 미팅, 주간 리뷰, 월간 계획, 분기 단위 출장 기획 등을 같이 체크합니다.

이전에 해외에서 받은 명함이나 연결된 사람이 있다면 그 팀부터 확인할 수도 있습니다.

언제 만났는지, 마지막으로 어떤 이야기를 했는지, 지금 다시 연락해볼 만한지를 정리해서 다음 액션을 준비합니다.

기본적인 비용은 아래와 같습니다.

실제 비용과 성과수수료는 필요한 범위에 따라 달라집니다.

부가세, 출장 실비, 성과수수료 산정 방식 등도 계약 전에 같이 확인합니다.

자주 물어보는 질문

전시회가 아닌 일반 해외 출장도 가능한가요?

가능합니다. 바이어 미팅이나 파트너십 논의, 현지 시장 조사처럼 특정 목적을 가지고 가는 출장이라면 같은 방식으로 진행할 수 있습니다.

제품이나 메시지가 아직 완성되지 않았는데 괜찮을까요?

그 단계라면 실제 도입보다는 시장 반응이나 고객 니즈를 확인하는 미팅으로 잡을 수 있습니다. 이번 출장에서 뭘 확인하고 돌아오면 좋을지부터 같이 정합니다.

예전에 만났던 해외 기업도 볼 수 있나요?

네. 기존에 만난 회사와 담당자가 있다면 이전 대화부터 다시 팔로업합니다. 지금 다시 연락해볼 곳인지, 후속 액션이 남아 있는지도 같이 봅니다.

다음 출장에서 직접 챙기기 어려운 일이 있다면?

해외 전시회나 출장을 준비하다 보면 결국 비슷한 문제가 생깁니다.

현장에서는 제품을 설명하고 사람을 만나야 하는데, 동시에 다음에 만날 사람도 찾아야 합니다.

이미 만난 사람에게 다시 연락하는 일도 남고요.

이번에 참가할 행사나 출장 일정이 있다면, 어떤 팀을 만나고 싶은지부터 이야기해주셔도 됩니다.

이미 연락 중인 회사가 있다면 그 리스트를 먼저 확인할 수도 있습니다.